Nieuwe registratieregels voor huurcontracten en geschriften: wat betekent de digitalisering voor u?
De voortdurende digitalisering van administratieve processen heeft de Federale Overheidsdienst Financiën ertoe gebracht een nieuw besluit uit te vaardigen dat de registratieprocedure voor huurcontracten en andere geschriften aanzienlijk verandert. Dit Koninklijk Besluit, getiteld “KB van 31 januari 2025 betreffende de aanbieding tot en de uitvoering van de formaliteit van de registratie van andere geschriften dan authentieke akten”, en gepubliceerd op 28 februari 2025, moderniseert de registratieprocedure en introduceert digitale mogelijkheden. Deze wijzigingen hebben invloed op verhuurders, huurders, vastgoedprofessionals en bedrijven.
Hieronder lichten we de belangrijkste wijzigingen toe en bespreken we de impact op uw juridische verplichtingen.
Verplichte digitale registratie via een beveiligd platform
Een belangrijke verandering betreft de introductie van een standaardprocedure voor de registratie van huurovereenkomsten en bepaalde andere geschriften. Deze zal voortaan digitaal verlopen via een officieel platform van de Federale Overheidsdienst Financiën.
- Digitale procedure: Alle registraties worden via het officiële platform ingediend, waardoor een snellere en veiligere afhandeling wordt gegarandeerd.
- Beveiliging: Het platform maakt gebruik van erkende identificatiesystemen met een hoog beveiligingsniveau, zoals ItsMe, dat al sterk in de praktijk is ingeburgerd. De wetgever tracht hiermee de integriteit en de veiligheid van de registratie te waarborgen en de kans op fraude te beperken.
- Uitzonderingen: Natuurlijke personen zonder ondernemingsnummer mogen hun overeenkomsten nog steeds in papieren vorm indienen, maar de intentie is om uiteindelijk volledig over te stappen op digitalisering via platformen zoals MyRent, MyRentPro, Korfine en MyMinFin.
Versnelde dienstverlening en samenwerkingsprotocollen
Voor recurrente gebruikers, zoals vastgoedkantoren en juridische dienstverleners, biedt de FOD Financiën nu de optie om een samenwerkingsprotocol af te sluiten. Dit brengt meerdere voordelen met zich mee:
- Snellere verwerking: Automatisch geregistreerde documenten en gestandaardiseerde tijdslimieten zorgen voor een efficiënte afhandeling.
- Transparante kosten: Het Koninklijk Besluit bevat duidelijke richtlijnen over de kosten en vergoedingen, wat voor extra transparantie zorgt.
- Technische ondersteuning: Bij eventuele technische problemen biedt het protocol alternatieve oplossingen, zodat registraties soepel verlopen.
Documenten onder de nieuwe regeling
De nieuwe regelgeving is voornamelijk van toepassing op de volgende documenten::
- Huurcontracten: Inclusief onderverhuringen en overdrachten van huur van onroerende goederen in België.
- Plaatsbeschrijvingen: Vaak samen opgesteld met huurcontracten.
- Verplichte bijlagen: Opgelegd door wet- en regelgeving zoals EPC attesten, e.a.
- Overige geschriften: Documenten die niet door een notaris worden opgesteld, zoals schenkingen of verkoopovereenkomsten betreffende roerende goederen. Erfpacht- en opstalrechtovereenkomsten vallen niet onder de toepassing van dit KB aangezien deze worden geregistreerd door de notaris zelf.
Wat betekent dit voor verschillende doelgroepen?
- Verhuurders en vastgoedprofessionals: Vereenvoudiging van de administratie staat centraal aangezien de digitale indiening voortaan de norm zal zijn en er weinig ruimte zal bestaan voor uitzonderingen. Dit maakt het naleven van de nieuwe identificatie- en authenticatieregels essentieel voor een correcte registratie.
- Huurders: Huurcontracten worden sneller geregistreerd en zijn eenvoudig via het platform te raadplegen, wat de transparantie en de veiligheid ten goede komt.
- Juridische dienstverleners en vastgoedkantoren: Samenwerkingsprotocollen kunnen de administratieve last verlichten en de verwerkingstijd verkorten. Daarnaast biedt het platform een gecentraliseerde en veilige manier om de status van registraties punctueel op te volgen.
Wat bij weigering of acceptatie van een registratie – praktische valkuilen?
Bij weigering zal de indiener ogenblikkelijk op de hoogte worden gebracht via het platform (voor papieren indieningen gebeurt dit via de post)
Bij goedkeuring wordt de registratiebevestiging elektronisch beschikbaar gesteld, zodat de contracterende partijen het geregistreerde document kunnen raadplegen via het platform.
Samenvatting
Deze hervorming kadert binnen de moderniseringsstrategie van de wetgever. De registratieprocedure wordt zo efficiënter en veiliger. De overstap naar digitalisering vermindert de administratieve last, versnelt de verwerking en verhoogt de transparantie voor alle betrokken partijen.
***
Heeft u vragen over hoe deze wijzigingen uw vastgoedtransacties in de toekomst verder beïnvloeden? Ons team Vastgoed staat klaar om u te ondersteunen met deskundig advies en praktische oplossingen op maat. Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor al uw prangende vragen.
