De mailbox van een ex-werknemer of ex-medewerker: wat zijn de do’s en don’ts?

Een werknemer of zelfstandig medewerker vertrekt. Wat nu met zijn/haar mailbox? Het persoonlijk leven – waaronder de mailbox – van uw werknemer of medewerker wordt beschermd door het recht op privacy. Mag u de mailbox nog een tijdje actief houden of moet u deze verwijderen na het vertrek? U leest er meer over in onderstaande nieuwsblog.

Mailbox aanhouden of verwijderen? 

Heel wat ondernemingen blijven de mailboxen van ex-werknemers of ex-medewerkers aanhouden o.a. omdat deze mailbox vaak heel wat informatie bevat en het e-mailadres bekend is bij klanten en leveranciers. Betekent dit evenwel dat u deze mailbox zomaar kan ‘openhouden’ en ‘gebruiken’?

De gegevensbeschermingsautoriteit (hierna: GBA) heeft zich hierover al meermaals uitgesproken en is hierin heel duidelijk: het aanhouden van een mailbox van een ex-werknemer of ex-medewerker kan niet. Zo heeft de GBA al meerdere administratieve boetes (waaronder een boete van € 15.000,00) opgelegd aan ondernemingen die e-mailadressen van ex-werknemers of ex-medewerkers gedurende lange tijd aanhouden.  

De inhoud van een mailbox bevat immers altijd persoonsgevoelige informatie van zowel derden als van de ex-werknemer. Dat is de reden waarom de GBA zeer streng is in haar visie. 

Wat kan u nu het best doen wanneer een werknemer of medewerker vertrekt? De GBA reikt een concrete werkwijze aan die zij in overeenstemming acht met de geldende regelgeving.

Hoe ziet deze werkwijze eruit:

Voor het vertrek

Stel duidelijke regels en instructies voorop voor jouw werknemers en medewerkers in een interne policy. Zorg ervoor dat ze vóór vertrek belangrijke inhoud recupereren en geef een duidelijke timing aan tegen wanneer dit moet gebeuren.  Na vertrek hebben ze in principe geen toegang meer tot hun persoonlijke mailbox. 

Indien er bepaalde informatie uit de mailbox moet worden gehaald, doet u dit als werkgever het best steeds in aanwezigheid van de vertrekkende werknemer of medewerker. Het is belangrijk om situaties te vermijden waarin u zelf toegang moet nemen tot de e-mailaccount zonder zijn/haar aanwezigheid. Deze regels zijn steeds van toepassing op professionele mails. Privé mails van medewerkers of werknemers mogen in principe nooit worden gelezen door de werkgever.   

Na het vertrek

De mailbox moet in principe uiterlijk op de datum van vertrek van de betrokken werknemer of medewerker afgesloten worden. Hij/zij moet hiervan ook in kennis worden gesteld. 

Dit betekent niet dat u geen out-of-office kan instellen met een vertrekbericht. Dit kan van zodra de werknemer of medewerker het bedrijf verlaten heeft.  Idealiter  doet de vertrekkende werknemer/medewerker dat zelf. Zorg wel opnieuw voor duidelijke instructies over de inhoud of voorzie zelf standaardteksten.  

Mag u tijdens deze periode de mails raadplegen? Zoals hierboven gezegd moet u er zich in principe van weerhouden om deze mails te bewaren of in te kijken zonder de toestemming en medewerking van de ex-werknemer/medewerker. 

Gelet op het principe van de verantwoordingsplicht komt het aan de werkgever toe om te kunnen aantonen dat bovenvermelde stappen correct werden nageleefd bij het vertrek van een werknemer/medewerker. Om deze reden raden we dan ook aan om voldoende regels in plaats te hebben bij een exit van werknemers of medewerkers om eventuele problemen op te vangen en te werken met de nodige transparantie.  

Redelijke termijn?

Hoelang mag u nu de mailbox van een ex-werknemer/medewerker aanhouden? 

De GBA stelt vast dat één maand vanaf het vertrek kan aanzien worden als een redelijke termijn. Afhankelijk van de context en meer specifiek o.a. de graad van verantwoordelijkheid die de ex-werknemer/medewerker had, kan de GBA akkoord gaan met een verlenging van deze termijn. De termijn mag evenwel de drie maanden niet overschrijden. Als u de termijn wil verlengen heeft u de voorafgaande toestemming nodig van de vertrekkende werknemer/medewerker én heeft u een goede rechtvaardiging nodig onder GDPR voor die verlenging. 

Na deze termijn moet u de mailbox definitief afsluiten en volledig verwijderen.

Conclusie: zorg voor een duidelijk beleid en maak goede afspraken

Het is duidelijk: Het consulteren van een mailbox na vertrek van uw werknemer of medewerker, is nooit zonder risico en u kan hiervoor (fors) beboet worden. Dit kan voor problemen zorgen, aangezien heel wat mailboxen (en e-mailadressen) vaak belangrijke informatie bevatten. Het is dan ook belangrijk dat u als onderneming een duidelijke en transparante interne policy voorhanden hebt waarin duidelijke regels zijn opgenomen omtrent het gebruik van de e-mailaccount zowel tijdens als na de beëindiging van de samenwerking. 

Heeft u hieromtrent nog verdere vragen? Of heeft u andere vragen met betrekking tot privacy-gerelateerde onderwerpen? De cel ondernemingsrecht van Reyns Advocaten heeft een ruime expertise in deze materie en verleent u graag verder advies of bijstand hieromtrent. Aarzel niet om contact met ons op te nemen.