Klokkenluidersregeling: was u op tijd met het implementeren van deze nieuwe regels ?
17 december 2023 was de deadline waarop bedrijven tussen de 50 en 249 werknemers zich moesten conformeren aan de regels inzake klokkenluiders. Dit conform de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationaal recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.
Wie en wat wordt beschermd?
Door deze wet worden melders die informatie over inbreuken op onder meer het vlak van witwassen, bescherming van het milieu, consumentenbescherming, sociale fraude, volksgezondheid, etc. hebben verkregen binnen een werkgerelateerde context, beschermd.
Het personeel toepassingsgebied is ruim. Het maakt niet uit of de melder in loonverband werkt of als zelfstandige voor een opdrachtgever. De beschermingsmaatregelen gelden ook voor derden die gelieerd zijn aan de melders (collega’s en/of familieleden) en slachtoffer kunnen worden van represailles.
Niet alle meldingen/melders worden beschermd. Zo is onder meer vereist dat de melders gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en binnen het toepassingsgebied van desbetreffende wet viel. Deze vereiste zal in concreto moeten worden afgetoetst doch moet melders ervan weerhouden om schadelijke meldingen te maken die ongefundeerd zijn, minstens hier niet voor beschermd kunnen worden. In de wet worden tevens (strafrechtelijke) sancties voorzien voor zij die opzettelijk valse informatie hebben gemeld.
Wat zijn de beschermingsmaatregelen?
Er geldt een absoluut verbod op represailles voor de beschermde partij. Die represailles worden in de wet op zeer ruime wijze beschreven (ontslag, degradatie, weigeren promotie, discriminatie, reputatieschade, het opnemen op een “zwarte lijst”, etc. ).
Melders die menen slachtoffer te zijn van een represaille kunnen zowel op buitengerechtelijke als op gerechtelijke wijze bescherming vragen. In een buitengerechtelijke procedure kan naar een minnelijke regeling worden gestreefd, waarin de eventueel beschermde partij en de werkgever, na schriftelijk woord en weerwoord te hebben gevoerd, en na ontvangst van advies van de federale coördinator, een akkoord treffen om de schade te vergoeden en/of de represaille ongedaan te maken.
Beschermde personen moeten tevens toegang krijgen tot voldoende ondersteuningsmaatregelen. Zo wordt er door het Federaal instituut voor de bescherming van de Rechten van de Mens eveneens financiële tegemoetkomingen gegeven, onder meer voor juridische bijstand door een advocaat.
Verplichtingen voor de werkgever?
In de eerste plaats geldt een verplichting tot het opzetten van een intern meldingskanaal. De nodige procedures moeten hier intern voor uitgewerkt worden, na overleg met de sociale partners. Personen of afdelingen moeten zo onafhankelijk mogelijk kunnen optreden en mogen geen belangenconflicten hebben. Dit kanaal kan intern worden georganiseerd of het kanaal kan aan een derde worden toevertrouwd die vanzelfsprekend eveneens aan de verplichte vereisten moet voldoen.
De wet schrijft verschillende voorwaarden voor waaraan dergelijk meldingskanaal moet voldoen. Meldingen moeten vanzelfsprekend “ontvangen” kunnen worden, de vertrouwelijkheid van de melder moet gewaarborgd kunnen worden en een zorgvuldige opvolging moet mogelijk zijn.
Meldingen kunnen ook via een extern kanaal geschieden. De ontvangers voor dergelijke meldingen werden via afzonderlijk KB vastgesteld.
De identiteit van de melder moet vertrouwelijk blijven tenzij die op vrije en uitdrukkelijke wijze toestemming geeft om zijn identiteit kenbaar te maken.
Persoonsgegevens dienen bij ontvangst en opvolging van de meldingen op een correcte wijze verwerkt te worden (GDPR). Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding, worden niet verzameld, of indien onbedoeld verzameld, onmiddellijk gewist. De naam, de functie en de contactgegevens zowel van de melder en elke persoon tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zich uitstrekken, als van de betrokkene, met inbegrip van, in voorkomend geval, het ondernemingsnummer, worden bijgehouden tot wanneer de gemelde inbreuk is verjaard.
Sancties?
Werkgevers die onder meer meldingen belemmeren en/of onmogelijk maken, of in weerwil van de wet toch represailles hebben genomen, kunnen met een gevangenisstraf van drie tot zes maanden geconfronteerd worden en fikse boetes ontvangen tot 48.000 EURO (inclusief opdeciemen).
