Belangenconflict in de vennootschap: wat moet u weten?
Wat is een belangenconflict in een vennootschap?
Bij het besturen van een vennootschap kunnen er situaties ontstaan waarin een bestuurder een persoonlijk belang heeft dat strijdig is met het belang van de vennootschap. In dat geval is er sprake van een belangenconflict.
De wetgever heeft hiervoor een specifieke belangenconflictprocedure uitgewerkt. Die procedure waarborgt transparantie en beschermt zowel de vennootschap als haar stakeholders. Het is belangrijk om te weten hoe hiermee om te gaan gezien het niet correct toepassen ervan kan leiden tot verregaande sancties, waaronder nietigheid van de verrichting en bestuurdersaansprakelijkheid.
Wanneer moet u de belangenconflictprocedure volgen?
De belangenconflictprocedure is van toepassing wanneer het bestuursorgaan een beslissing moet nemen waarbij een bestuurder een tegenstrijdig belang heeft. Daarbij zijn in de praktijk doorgaans drie elementen van belang.
Ten eerste moet het gaan om een beslissing waarvoor het bestuursorgaan bevoegd is. Indien de bevoegdheid bij de algemene vergadering ligt, zoals bijvoorbeeld bij de inkoop van eigen aandelen, moet de belangenconflictprocedure niet worden gevolgd. Dit werd bevestigd door het Hof van Cassatie in een arrest van 17 januari 2025.
Daarnaast moet er sprake zijn van een vermogensrechtelijk belang. Dat kan zowel bestaan uit het verkrijgen van een materieel voordeel als het vermijden van een materieel nadeel. Ook een potentieel belang kan voldoende zijn en het kan zowel om een direct als indirect vermogensvoordeel gaan. Familiale, politieke of ideologische belangen vallen hier niet onder.
Tenslotte moet het belang van de bestuurder strijdig zijn met het belang van de vennootschap. Een klassiek voorbeeld is de verkoop van een (roerend of onroerend) goed door een bestuurder, bijvoorbeeld een gebouw, aan de vennootschap: als bestuurder is het in zijn of haar belang dat de verkoopprijs zo hoog mogelijk is, terwijl de vennootschap er belang bij heeft dat de verkoopprijs zo laag mogelijk is.
Wanneer geldt de belangenconflictprocedure niet?
De wet voorziet enkele uitzonderingen op de verplichting om de belangenconflictprocedure te volgen.
Zo geldt de procedure niet voor rechtshandelingen tussen vennootschappen waarbij de ene vennootschap minstens 95% van de stemrechten in de andere vennootschap houdt (moeder-dochterrelatie), of voor verrichtingen tussen twee vennootschappen waarvan telkens 95% van de stemrechten in handen is van een derde vennootschap (zuster-zusterrelatie). Daarbij is het belangrijk te benadrukken dat deze uitzondering niet van toepassing is binnen een NV of BV waarin de enige aandeelhouder tevens als enig bestuurder optreedt.
Daarnaast is de belangenconflictregeling niet van toepassing op gebruikelijke verrichtingen die plaatsvinden tegen marktconforme voorwaarden. Of hiervan sprake is, moet steeds worden beoordeeld aan de hand van de concrete feitelijke omstandigheden.
Welke procedure moet u volgen bij een belangenconflict?
De procedure voor belangenconflicten verschilt naargelang de vennootschapsvorm en bestuursstructuur. Bestuurders met een belangenconflict moeten dit vóór besluitvorming melden aan de andere bestuurders en mogen niet deelnemen aan de beraadslaging of stemmen over het betreffende onderwerp.
Wanneer alle bestuurders een belangenconflict hebben, beslist de algemene vergadering. Ook wanneer bestuurders individueel bevoegd zijn, geldt dezelfde voorafgaande meldingsplicht. Is er slechts één bestuurder benoemd en heeft deze een belangenconflict, dan beslist eveneens de algemene vergadering.
Aan welke formaliteiten moet u voldoen?
Wanneer de belangenconflictprocedure van toepassing is, moet in een besloten vennootschap (BV), coöperatieve vennootschap (CV) en naamloze vennootschap (NV) een (bijzonder) verslag worden opgesteld.
In dit verslag wordt de aard van de beslissing waarbij een belangenconflict bestaat uiteengezet. Daarnaast worden de vermogensrechtelijke gevolgen voor de vennootschap toegelicht en wordt gemotiveerd waarom het bestuursorgaan deze beslissing neemt.
Wanneer de bestuurder met een belangenconflict in een BV of NV tevens de enige aandeelhouder is, geldt bovendien dat de tussen de vennootschap en deze bestuurder gesloten overeenkomsten in het bijzonder verslag worden opgenomen.
Het verslag over het belangenconflict wordt vervolgens toegevoegd aan de jaarrekening, of aan een document dat samen met de jaarrekening wordt neergelegd. Op die manier kan ook extern kennis worden genomen van het bestaan van een belangenconflict binnen de vennootschap.
Indien een commissaris werd benoemd, wordt het bijzonder verslag ook aan de commissaris bezorgd. In het jaarlijkse verslag beoordeelt de commissaris vervolgens de vermogensrechtelijke gevolgen van de handeling voor de vennootschap.
Wat betekent dit voor uw onderneming?
Wanneer de belangconflictprocedure niet (of niet correct) wordt nageleefd, kan dit belangrijke gevolgen hebben. In bepaalde gevallen kan de vennootschap de nietigheid van de transactie vorderen, met name wanneer zij kan aantonen dat de andere bij de transactie betrokken partij wist of redelijkerwijs moest weten dat er een belangenconflict bestond. Ook iedere belanghebbende kan de nietigverklaring van de verrichting eisen indien de belangenconflictprocedure niet correct werd gevolgd.
Daarnaast kunnen bestuurders hoofdelijk en persoonlijk aansprakelijk zijn voor de schade die de vennootschap of derden lijden wanneer de verrichting een onrechtmatig financieel voordeel heeft opgeleverd voor de betrokken bestuurder(s) ten nadele van de vennootschap. Het is belangrijk te benadrukken dat deze bestuurdersaansprakelijkheid ook kan spelen zelfs wanneer de belangenconflictprocedure volledig conform de geldende regels werd toegepast en zowel de melding van het conflict als de verslagleggingsverplichtingen werden nageleefd.
Uiteraard kan ook het niet naleven of onzorgvuldig toepassen van de belangenconflictprocedure op zich aanleiding geven tot aansprakelijkheid voor de bestuurders.
Advies op maat nodig?
Twijfelt u of de belangenconflictprocedure in uw concrete situatie correct werd of moet worden toegepast? Of staat u voor een verrichting waarbij een bestuurder een mogelijk tegenstrijdig belang heeft? Onze specialisten van het team Vennootschappen en M&A analyseren uw situatie en begeleiden u bij elke stap. Neem contact op voor een gericht en praktisch advies.
