Verwerking van persoonsgegevens door Reyns Advocaten BV
Versie van 19 augustus 2026 — vervangt alle eerdere versies
Reyns Advocaten BV hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en bijgevolg uw privacy. In deze privacyverklaring (“Privacyverklaring”) leggen wij op een transparante manier uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en verwerken, voor welke doeleinden, op welke rechtsgrond, hoe lang wij deze bewaren, aan wie wij ze eventueel doorgeven en welke rechten u in dat verband hebt.
Deze Privacyverklaring is van toepassing op: (i) cliënten en potentiële cliënten van Reyns Advocaten en hun contactpersonen, (ii) wederpartijen, getuigen, deskundigen en andere derden die betrokken zijn bij de dossiers die wij behandelen, (iii) bezoekers van onze website www.reyns-advocaten.com, (iv) personen die zich inschrijven op onze nieuwsbrief of onze sociale media volgen, (v) sollicitanten, en (vi) onze leveranciers en zakenpartners en hun contactpersonen.
Als advocatenkantoor zijn wij bovendien onderworpen aan het beroepsgeheim en aan de deontologische regels van de Orde van Vlaamse Balies. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens niet alleen verwerken in overeenstemming met de privacywetgeving, maar ook met de bijzondere waarborgen die aan de advocatuur eigen zijn (zie Titel 4 hieronder).
Reyns Advocaten BV, met maatschappelijke zetel te Grote Baan 68, 9120 Beveren (Melsele), ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) onder nummer 0547.967.648, vertegenwoordigd door haar bestuurder dhr. Ivan Reyns (hierna “Reyns Advocaten”, “wij” of “ons”), is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring.
U kan ons contacteren voor alle vragen over deze Privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens:
Reyns Advocaten heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangeduid. Alle privacy gerelateerde vragen en verzoeken kan u richten aan bovenstaande contactgegevens.
Hieronder overlopen wij, per categorie van betrokkenen, welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel en op basis van welke rechtsgrond onder de AVG.
|
Categorie van betrokkenen / gegevens |
Welke persoonsgegevens |
Doeleinden |
Rechtsgrond (AVG) |
Bewaartermijn |
|
2.1 Cliënten, potentiële cliënten en hun contactpersonen |
Identificatie- en contactgegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres); voor particuliere cliënten tevens een kopie van de identiteitskaart, rijksregisternummer, geboortedatum en, indien relevant, gegevens over de gezinssituatie; financiële gegevens (bankrekeningnummer, betalingen, facturatiegegevens); alle overige gegevens die u ons meedeelt of die wij ontvangen in het kader van uw dossier (correspondentie, stukken, verklaringen, enz.). Voor contactpersonen of medewerkers van een cliënt-rechtspersoon: naam, functie en professionele contactgegevens. |
Dossierbeheer en juridische dienstverlening (advies, opstellen van akten en contracten, vertegenwoordiging in rechte, bij arbitrage of bemiddeling, onderhandelingen); cliëntidentificatie in het kader van de antiwitwaswetgeving; facturatie en boekhouding; klantenbeheer; in voorkomend geval geschillenbeheer met betrekking tot de invordering van erelonen. |
Uitvoering van de overeenkomst van juridische bijstand (art. 6.1.b); gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te verzekeren wanneer u optreedt als contactpersoon van een cliënt-rechtspersoon (art. 6.1.f); naleving van wettelijke verplichtingen inzake cliëntidentificatie (Antiwitwaswet) en boekhouding (o.m. Wetboek van economisch recht en art. 320 WIB92) (art. 6.1.c). |
-Dossiergegevens: minstens 5 jaar na afsluiting van het dossier. -Identificatie- en contactgegevens: 10 jaar na afsluiting van het dossier of beëindiging van de cliëntrelatie. -Identificatiegegevens antiwitwaswetgeving: minstens 10 jaar (art. 60 Wet van 18 september 2017). -Facturatie- en boekhoudgegevens;10 jaar vanaf het einde van het betrokken boekjaar. |
|
2.2 Wederpartijen, getuigen, deskundigen en andere derden betrokken bij een dossier |
Persoonsgegevens die ons worden meegedeeld door onze cliënt, door uw eigen raadsman, door de rechtbank, door deskundigen of andere actoren betrokken bij het dossier, of die wij verkrijgen uit publiek toegankelijke bronnen (bv. de KBO, het Belgisch Staatsblad, het kadaster of gepubliceerde rechtspraak). |
De behartiging van de belangen van onze cliënt en de uitoefening van ons mandaat; in voorkomend geval de naleving van een wettelijke verplichting of de uitvoering van een gerechtelijke opdracht. |
Gerechtvaardigd belang van ons en van onze cliënt (art. 6.1.f); in voorkomend geval een wettelijke verplichting (art. 6.1.c). |
Dossiergegevens: minstens 5 jaar na de afsluiting van het dossier, in functie van de toepasselijke verjaringstermijnen inzake beroepsaansprakelijkheid. |
|
2.3 Bijzondere categorieën van persoonsgegevens en gerechtelijke gegevens |
Gegevens over gezondheid, ras of etnische afkomst, religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, politieke opvattingen, seksueel leven of seksuele gerichtheid, vakbondslidmaatschap, en/of persoonsgegevens over strafrechtelijke veroordelingen en misdrijven. |
De behandeling van dossiers waarin dit noodzakelijk is (bv. familierecht, arbeidsrecht, strafrecht, medisch recht of verzekeringsrecht). |
Noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, of wanneer gerechten handelen in het kader van hun rechtsbevoegdheid (art. 9.2.f); dan wel vrijwillige mededeling door u met het oog op uw dossier, of naleving van een wettelijke of reglementaire verplichting. |
Minstens 5 jaar na de afsluiting van het dossier, als onderdeel van de dossiergegevens. |
|
2.4 Bezoekers van onze website |
Technische gegevens zoals uw IP-adres, surfgedrag, herkomst en informatie verzameld via cookies of gelijkaardige technologieën. |
De goede werking en de beveiliging van onze website; analyse en optimalisatie via niet-noodzakelijke cookies. |
Gerechtvaardigd belang bij de goede werking en beveiliging van de website (art. 6.1.f) voor strikt noodzakelijke cookies; uw voorafgaande toestemming (art. 6.1.a) voor alle overige cookies. |
Zie ons afzonderlijk Cookiebeleid, raadpleegbaar op www.reyns-advocaten.com. |
|
2.5 Contactname via onze website of op andere wijze |
Naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer en/of e-mailadres, en de inhoud van uw vraag of bericht. |
Uw vraag beantwoorden en desgevallend met u in contact treden. |
Noodzaak om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen (art. 6.1.b) of gerechtvaardigd belang om vragen van (potentiële) cliënten te beantwoorden (art. 6.1.f). |
Tot u zich uitschrijft of bezwaar maakt, met een periodieke opschoning bij langdurige inactiviteit. |
|
2.6 Nieuwsbrief en sociale media |
E-mailadres en desgevallend uw naam en bedrijfsnaam. |
U onze elektronische nieuwsbrief bezorgen met informatie over juridische ontwikkelingen, kantoornieuws en events; bedrijfscommunicatie via LinkedIn en Facebook. |
Gerechtvaardigd belang om onze diensten, producten of evenementen te promoten bij cliënten of potentiële cliënten (art.6.1.f) of wanneer u daarvoor uw toestemming hebt gegeven bij het inschrijven via de website (artikel 6.1. a). |
Tot u zich uitschrijft of bezwaar maakt, met een periodieke opschoning bij langdurige inactiviteit. |
|
2.7 Sollicitanten |
Identificatiegegevens, cv, motivatiebrief, diploma’s en overige gegevens die u ons meedeelt tijdens de sollicitatieprocedure, met inbegrip van eventuele gesprekken. |
Beoordeling van uw kandidatuur en het voeren van de selectieprocedure; in voorkomend geval opname in onze wervingsreserve. |
Noodzaak om op uw verzoek maatregelen te nemen vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6.1.b) of gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldige selectieprocedure (art. 6.1.f); uitdrukkelijke toestemming (art. 6.1.a) voor opname in de wervingsreserve. |
6 maanden na afronding van de selectieprocedure; bij opname in de wervingsreserve maximaal 2 jaar. |
|
2.8 Leveranciers en zakenpartners |
Identificatie- en contactgegevens, alsook financiële en facturatiegegevens. |
Beheer van onze relatie, het bestellen van diensten of goederen en de facturatie ervan. |
Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) of gerechtvaardigd belang bij een efficiënt leveranciers- en zakenpartnerbeheer (art. 6.1.f). |
Tot 10 jaar na het einde van de samenwerking, plus een verificatietermijn van 1 jaar. |
|
2.9 Evenementen (seminaries of webinars) |
Naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, adres, telefoonnummer, facturatiegegevens, foto’s of video’s die worden gemaakt tijdens het evenement. |
Het voltooien van uw inschrijving, het verlenen van toegang tot het evenement of het webinar, en het verstrekken van navolgende of aanvullende informatie over het bijgewoonde evenement en eventuele toekomstige evenementen. |
Uitvoering van de overeenkomst voor het deelnemen aan het evenement (art. 6.1.b); uw voorafgaande toestemming voor het delen van gemaakte beelden op onze sociale media of website (art. 6.1.a) of gerechtvaardigd belang om de inschrijving correct te verwerken en het evenement zonder problemen te laten verlopen (art. 6.1.f). We gebruiken de gegevens niet voor reclamedoeleinden, tenzij je hiervoor je toestemming hebt gegeven. |
Tot 5 jaar na uw deelname aan het evenement, plus een verificatietermijn van 1 jaar. Facturatie- en boekhoudgegevens;10 jaar vanaf het einde van het betrokken boekjaar |
Gelet op ons beroepsgeheim en de deontologische regels waaraan wij onderworpen zijn, informeren wij de onder 2.2 vermelde personen niet steeds voorafgaand of onmiddellijk over deze verwerking wanneer dit de belangen van onze cliënt zou schaden of redelijkerwijze onmogelijk zou zijn (zie Titel 4).
U kan zich te allen tijde kosteloos uitschrijven op onze nieuwsbrief via de afmeldlink in elke nieuwsbrief of door ons te contacteren via info@reyns-advocaten.com. Uitschrijven brengt niet automatisch de verwijdering van uw gegevens uit onze overige klantenadministratie met zich mee, indien u tevens cliënt bent. U bent vrij om onze sociale-mediapagina’s al dan niet te volgen; wij zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze externe platformen zelf en verwijzen u naar hun eigen privacy- en cookiebeleid.
Meer informatie over de gebruikte cookies en hun bewaartermijn vindt u in ons afzonderlijk Cookiebeleid.
Reyns Advocaten ziet erop toe dat uw gegevens enkel worden doorgegeven indien dit strikt noodzakelijk is en selecteert de betrokken partijen zorgvuldig. Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met de volgende categorieën van ontvangers, telkens enkel voor zover noodzakelijk en met inachtneming van ons beroepsgeheim:
Deze lijst is niet noodzakelijk volledig. Meer informatie over de concrete ontvangers van uw persoonsgegevens is op eenvoudig verzoek verkrijgbaar via info@reyns-advocaten.com.
Uw persoonsgegevens worden nooit verkocht en niet zonder uw voorafgaande toestemming voor commerciële doeleinden aan derden doorgegeven.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER): in principe geven wij uw persoonsgegevens niet door buiten de EER. Indien dit toch noodzakelijk zou zijn, bijvoorbeeld voor het gebruik van bepaalde IT-tools, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de Standaardcontractuele Clausules goedgekeurd door de Europese Commissie of een ander passend beschermingsmechanisme in de zin van de AVG.
Als advocaten, en samen met onze medewerkers en stagiairs, zijn wij onderworpen aan het beroepsgeheim (art. 458 Strafwetboek) en aan de deontologische regels van de Orde van Vlaamse Balies, in het bijzonder de Codex Deontologie voor Advocaten. Dit beroepsgeheim biedt u een bijzondere en verhoogde bescherming, maar kan er ook toe leiden dat wij, overeenkomstig artikel 13 van de Kaderwet Gegevensbescherming van 30 juli 2018, de informatie- en toegangsverplichtingen die de AVG ons oplegt, moeten temperen, uitstellen of beperken wanneer dit noodzakelijk en evenredig is om:
In dergelijke gevallen brengen wij u, voor zover mogelijk, wel op de hoogte van de reden waarom wij (voorlopig) geen of geen volledig gevolg kunnen geven aan uw verzoek. Deze beperkingen doen geen afbreuk aan uw recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie Titel 8).
Wij nemen geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, en die voor u rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze in aanzienlijke mate treffen.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de risico’s verbonden aan de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze maatregelen omvatten onder meer toegangsbeperkingen, versleuteling waar mogelijk, beveiligde IT-systemen (firewall, antivirus, tweefactorauthenticatie), geheimhoudings- en vertrouwelijkheidsverplichtingen voor onze medewerkers — die daarnaast ook gebonden zijn door het beroepsgeheim — en verwerkersovereenkomsten met onze IT- en clouddienstverleners.
Indien zich toch een inbreuk in verband met persoonsgegevens zou voordoen die een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, handelen wij overeenkomstig de artikelen 33 en 34 AVG, met inbegrip van, waar vereist, de kennisgeving aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan de betrokkenen.
Binnen de grenzen bepaald door de artikelen 15 tot en met 22 AVG, en met inachtneming van de beperkingen die voortvloeien uit ons beroepsgeheim (zie Titel 4), beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
U kan bovenstaande rechten kosteloos uitoefenen door ons te contacteren via info@reyns-advocaten.com. Om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij u vragen een kopie van uw identiteitsbewijs te bezorgen. Wij beantwoorden uw verzoek in principe binnen de maand na ontvangst; deze termijn kan met twee bijkomende maanden worden verlengd indien het verzoek complex is, in welk geval wij u hiervan tijdig op de hoogte brengen.
Onverminderd enig ander administratief beroep of rechtsmiddel, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door Reyns Advocaten in strijd is met de toepasselijke regelgeving:
Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
U beschikt daarnaast over de mogelijkheid om een vordering in te stellen bij de bevoegde rechtbank.
Reyns Advocaten kan deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, onder meer om ze in overeenstemming te houden met de toepasselijke regelgeving of onze werking. De meest recente versie is steeds raadpleegbaar op onze website www.reyns-advocaten.com. Wanneer deze Privacyverklaring als bijlage bij een samenwerkingsovereenkomst met een cliënt wordt gevoegd, geldt de op dat ogenblik geldende versie, tenzij een gewijzigde versie nadien opnieuw uitdrukkelijk ter kennis wordt gebracht.
Voor alle vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens door Reyns Advocaten, kan u steeds contact met ons opnemen:
Laatst bijgewerkt: 19 augustus 2026